Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Zaległy urlop to niewykorzystana część urlopu wypoczynkowego z poprzedniego roku kalendarzowego, która nie przepadła, lecz została przeniesiona na kolejny rok. W Polsce prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne, co oznacza, że pracownik nie może zrzec się przysługujących mu dni wolnych, a pracodawca ma obowiązek udzielenia tego urlopu w określonym czasie.

Zaległy urlop przysługuje wyłącznie w przypadku niewykorzystania urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Czasami sytuacje takie wynikają z przyczyn niezależnych od pracownika, np. z powodu choroby, urlopu macierzyńskiego czy nadmiaru obowiązków zawodowych. W takich przypadkach urlop przechodzi na kolejny rok kalendarzowy, ale jego wykorzystanie jest ściśle określone przepisami prawa pracy.

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, zaległy urlop powinien być wykorzystany najpóźniej do 30 września roku kalendarzowego następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu.

Warto jednak pamiętać, że pracodawca ma obowiązek dopilnować, aby pracownik wykorzystał zaległy urlop w tym terminie. Jeśli pracownik nie złoży wniosku urlopowego, pracodawca może (a wręcz musi) samodzielnie wyznaczyć termin zaległego urlopu, nawet bez zgody pracownika. W takiej sytuacji pracownik ma obowiązek wykorzystać zaległy urlop w wyznaczonym przez pracodawcę terminie.

ednym z najczęściej zadawanych pytań jest to, czy niewykorzystany urlop przepada po 30 września. Odpowiedź brzmi – nie. Niewykorzystany urlop nie przepada automatycznie po tym terminie, ale prawo do niego może się przedawnić.

Przedawnienie prawa do urlopu wypoczynkowego następuje po 3 latach od dnia, w którym urlop powinien zostać udzielony. Oznacza to, że zaległy urlop za rok 2024 przedawni się dopiero 30 września 2028 roku. Po upływie tego terminu pracownik traci prawo do niewykorzystanego urlopu, a pracodawca nie ma obowiązku jego udzielenia ani wypłaty ekwiwalentu. Bieg przedawnienia może (choć nie musi) zostać zawieszony w określonych sytuacjach, np. podczas urlopu macierzyńskiego, chorobowego lub wychowawczego.

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mają obowiązki związane z prawidłowym udzielaniem zaległego urlopu. Pracownik powinien pamiętać o złożeniu wniosku o urlop z odpowiednim wyprzedzeniem i zaplanować wykorzystanie zaległych dni przed upływem terminu. Z kolei pracodawca ma obowiązek dopilnować, aby pracownik zrealizował zaległy urlop w ustawowym terminie. Jeśli pracownik nie zgłosi chęci wykorzystania urlopu, pracodawca może wyznaczyć jego termin jednostronnie.

Niedopełnienie tego obowiązku przez pracodawcę może skutkować konsekwencjami prawnymi. Państwowa Inspekcja Pracy za tego rodzaju przewinienie nakłada grzywnę w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.

Wielu pracowników zastanawia się, czy mogą otrzymać ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Zasadniczo prawo pracy przewiduje wypłatę ekwiwalentu za urlop tylko w określonych sytuacjach.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje wyłącznie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli pracownik zakończy współpracę z pracodawcą i nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent za wszystkie niewykorzystane dni.

Nie ma natomiast możliwości zamiany zaległego urlopu na pieniądze, jeśli stosunek pracy nadal trwa. Pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop w naturze, czyli faktycznie wziąć wolne od pracy. Przepisy te mają na celu zapewnienie, że pracownik faktycznie odpocznie, co jest zgodne z zasadą ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracy.

Zdarzają się sytuacje, w których pracownik nie chce lub nie może wykorzystać zaległego urlopu, np. z powodu nadmiaru obowiązków czy trudnej sytuacji kadrowej w firmie. W takich przypadkach pracodawca ma prawo jednostronnie wyznaczyć termin zaległego urlopu, nawet jeśli pracownik nie wyrazi na to zgody.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownik nie może odmówić wykorzystania zaległego urlopu w terminie wyznaczonym przez pracodawcę. Jeśli mimo to nie stawi się do pracy lub odmówi wykorzystania urlopu, pracodawca ma prawo sięgnąć po konsekwencje służbowe, w tym upomnienie lub naganę.