Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2024 roku: komu przysługuje i jak go obliczyć?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje zwolnionym pracownikom, którzy nie wykorzystali urlopu wypoczynkowego w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Długość zatrudnienia czy rodzaj umowy o pracę nie ma znaczenia, a rekompensata należy się każdej osobie, której zostały jeszcze niewykorzystane dni urlopowe.

Ekwiwalent za urlop jest uregulowany przez art. 171 Kodeksu pracy. W brzmieniu obowiązującym w 2024 roku głosi on:

Przepisy prawne są pod tym kątem jasne, a Sąd Najwyższy potwierdził, że ekwiwalent przysługuje w przypadku niewykorzystanego urlopu bieżącego oraz zaległego.

Pracownikowi przysługuje ekwiwalent za urlop tylko i wyłącznie wtedy, gdy w dniu zakończenia stosunku pracy pozostają mu niewykorzystane dni. Dotyczy to zatem tylko niektórych sytuacji, które stanowią raczej wyjątek, niż regułę. Dlaczego?

W okresie wypowiedzenia pracodawca może wysłać pracownika na obowiązkowy urlop wypoczynkowy. Większość firm decyduje się na taki krok, aby uniknąć obowiązku wypłaty świadczenia.

Istnieje jeden wyjątek, w którym pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za urlop. Wynika on bezpośrednio z art. 171 Kodeksu pracy:

A zatem gdy pracodawca podpisuje kolejną umowę z tym samym pracodawcą, zachowuje niewykorzystany urlop i może (lub musi) go wykorzystać w sposób naturalny. Wówczas pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu.

Pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu za niewykorzystany urlop pracownikowi, który pozostaje zatrudniony w zakładzie pracy. Urlop wypoczynkowy jest niezbywalnym prawem pracownika, co oznacza, że nie można się go w żaden sposób zrzec. Pracodawca musi wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy najpóźniej do 30 września roku, w którym powstała zaległość. Jeśli tego nie zrobi, to naraża się na konsekwencje prawne za łamanie praw pracowniczych.

Aby obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, trzeba wykorzystać współczynnik urlopowy. To specjalny wskaźnik, którego wysokość reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Współczynnik urlopowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru pracy. Oznacza to, że u osób zatrudnionych na pół etatu w 2024 roku wynosi on 10,46, a u osób zatrudnionych na trzy czwarte etatu jest to 15,69.

Aby obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, najpierw trzeba ustalić podstawę wykorzystania urlopu. Jest to przeciętne wynagrodzenie pracownika. Składają się na nie:

• wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości,
• składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc,
• składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.

Gdy ustalimy już podstawowe wynagrodzenie, dzielimy je przez współczynnik urlopowy, a następnie przez dobową normę czasu pracy pracownika. Otrzymany wynik mnożymy przez liczbę niewykorzystanych godzin urlopu i otrzymujemy kwotę ekwiwalentu pieniężnego, którą należy wypłacić.

Sprawdźmy, jak wygląda obliczanie wysokości ekwiwalentu za urlop na praktycznym przykładzie.

Pracownik, który zarabiał stawkę minimalną 4242 zł brutto miesięcznie, kończy stosunek pracy 30 kwietnia 2024 roku i ma niewykorzystane 4 dni urlopu. Aby obliczyć kwotę ekwiwalentu pieniężnego, należy:

1. Przyjąć podstawowe wynagrodzenie: 4242 zł
2. Podzielić podstawę przez współczynnik urlopowy: 4242 / 20,92 = 202,77 zł
3. Podzielić wynik przez dobową normę czasu racy: 202,77 / 8 = 25,35 zł
4. Pomnożyć otrzymany wynik przez liczbę niewykorzystanych godzin urlopu: 25,35 * 32 = 811,20 zł

A zatem w tym konkretnym przypadku pracodawca musi wypłacić ekwiwalent w kwocie 811,20 zł brutto.

Co istotne, ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest opodatkowany tak samo, jak pozostała część wynagrodzenia, co oznacza, że pracownik na rękę dostanie niższą kwotę netto.

Jeśli pracodawca nie chce wypłacić należnego ekwiwalentu lub otrzymana kwota jest za niska, warto w pierwszej kolejności zwrócić się do działu HR i poprosić o wyjaśnienia. W spornych sytuacjach dobrym pomysłem jest skierowanie oficjalnego pisma, zawierającego jasno przedstawione żądania pracownika. Fakt otrzymania pisma przez pracodawcę należy udowodnić za pomocą zwrotnego potwierdzenia odbioru.

Dopiero w sytuacji, w której nie udało się dogadać polubownie, należy rozważyć pójście do sądu pracy. Koszt prowadzenia sprawy nie jest wysoki, ale procesy ciągną się latami, przez co wymagają dużo cierpliwości. Równolegle, warto złożyć zawiadomienie do Państwowej Inspekcji Pracy. Należy w nim dokładnie opisać sytuację oraz załączyć jak najwięcej dowodów, aby ułatwić inspektorom podjęcie stosownych działań.

Ekwiwalent za urlop należy się pracownikom, którzy mają niewykorzystanie dni urlopu w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Pracodawca musi im wypłacić ekwiwalent pieniężny w wysokości uregulowanej przez Kodeks pracy. Pracownik powinien samodzielnie obliczyć wysokość świadczenia, aby upewnić się, że otrzymał na konto właściwą kwotę.