Jak skutecznie wdrożyć plan naprawczy dla pracownika?

Plan naprawczy to plan poprawy jakości wykonywanej pracy oraz dalszego rozwoju umiejętności. Przygotowuje się go indywidualnie, jeśli ocena końcowa pracownika jest niesatysfakcjonująca lub gdy przełożony uzna, że zachodzi taka konieczność.

Aby skutecznie wdrożyć plan naprawczy dla pracownika, należy:

1. Zidentyfikować skalę i przyczynę występujących problemów.
2. Porozmawiać z pracownikiem i wspólnie ustalić oczekiwania obu stron.
3. Opracować jasny, przejrzysty i konkretny plan, który zawiera harmonogram działań krok po kroku.
4. Stale monitorować wdrażanie poszczególnych punktów planu.
5. Reagować na bieżące wydarzenia i modyfikować plan naprawczy, jeśli okaże się to konieczne.

Każdy ze wspomnianych punktów powinien być dokładnie opisany. Należy podać konkretne przykłady działań pracownika, a także załączyć osiągnięte przez niego wyniki.

Plan naprawczy jest potrzebny, a wręcz niezbędny, gdy pracownik nie wywiązuje się w prawidłowy sposób ze swoich podstawowych obowiązków, lub gdy spada jego wydajność. Co istotne, pogorszenie musi dotyczyć dłuższego okresu, przynajmniej kilku tygodni – każdy z nas może mieć czasem kilka gorszych dni, a wystarczającym działaniem naprawczym w przypadku słabszego tygodnia jest zwykła rozmowa oraz odrobina empatii.

W większości firm wdraża się plan naprawczy, gdy następuje zauważalne pogorszenie osiąganych wyników, widoczne w konkretnych statystykach. Takie podejście dotyczy przede wszystkim pracowników działów sprzedaży oraz obsługi klienta, których efektywność da się łatwo zmierzyć. W przypadku innych działów i zawodów jest to znacznie trudniejsze, ale firmy coraz częściej stosują rozbudowane programy ewaluacyjne, mające na celu zmierzenie wydajności pracowników.

Dobry menedżer powinien dbać o swój zespół i czuwać nad nim właściwie bez przerwy. Plan naprawczy to użyteczne narzędzie, które przydaje się, gdy inne, łagodniejsze metody zawiodą, a wydajność i obowiązkowość pracownika są na niskim poziomie. W takiej sytuacji warto wykazać się inicjatywą i porozmawiać z podwładnym, proponując mu wspólne opracowanie planu naprawczego. Nie należy długo czekać, lepiej od razu zaoferować konkretną pomoc.

Plan naprawczy nie jest regulowany przez Kodeks pracy, ale wiele firm zapisuje go w przepisach wewnętrznych regulujących organizację pracy. Szczegółowe informacje na ten temat zazwyczaj znajdują się w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy. Czasami zasady wprowadzania są również opisane w regulaminie ocen okresowych lub w odrębnym, specjalnym regulaminie planu naprawczego.

Przepisy określające plany naprawcze powinny być zakomunikowane pracownikom w taki sposób, aby mogli się oni z nimi zapoznać. Firma musi się również bezwzględnie trzymać przepisów wewnętrznych – to na ich podstawie podejmie decyzję Państwowa Inspekcja Pracy lub sąd pracy, jeśli dojdzie do sporu lub kontroli.

Plan naprawczy powinien opisywać aktualną sytuację pracownika, zdefiniować problem, a następnie zaproponować i opisać konkretne rozwiązania, wraz z harmonogramem ich wprowadzenia oraz ewaluacji.

Aby plan naprawczy był skuteczny, trzeba zidentyfikować i opisać przyczynę problemów pracownika. Należy zawrzeć w nim obiektywne powody, które usprawiedliwiają przygotowanie planu. Co jest przyczyną pogorszenia się wyników pracownika? Dlaczego odbiegają od postawionych przed nim celów? Czy pracownik niewłaściwie wywiązuje się z obowiązków zawodowych? Znalezienie odpowiedzi na te pytania jest niezbędne, żeby przygotować dobry plan naprawczy.

W planie naprawczym nie mogą się znaleźć same ogólniki, a zaproponowane rozwiązania powinny być konkretne. Należy je skonsultować z pracownikiem i wspólnie ustalić, co tak naprawdę jest potrzebne do osiągnięcia poprawy. Najczęściej plany naprawcze polegają na dodatkowych szkoleniach, rozmowach z przełożonymi, przydzieleniu wsparcia opiekuna oraz zmianie organizacji pracy. Warto pamiętać, że plan naprawczy powstaje dla pracownika – to jego potrzeby powinny być w centrum!

Plan naprawczy powinien zawierać konkretny harmonogram działań, uzgodniony przez pracownika i przełożonego. Najlepiej jest wypisać harmonogram na poszczególne miesiące, choć czasami warto wprowadzić tygodniowe lub codwutygodniowe cele. Należy przy tym uwzględnić plany urlopowe pracownika, a także dać szansę na przyswojenie wiedzy zdobytej na dodatkowych szkoleniach.

Plan naprawczy powinien zakończyć się metodyką ewaluacji wyników. Czy pracownikowi udało się w założonym czasie zrealizować postawione przed nim cele? Jeśli tak, to w jakim stopniu? Ewaluacja powinna dać jasną i obiektywną odpowiedź na te pytania. Obiektywność jest w tym punkcie kluczowa, bo od wyników planu naprawczego zależy dalsza przyszłość pracownika.

Zdarza się, że plany naprawcze są wykorzystywane jako pretekst do zwolnienia pracownika w przyszłości. Niestety nie da się z tym nic zrobić, bo jeśli pracodawca zdecyduje się na zwolnienie pracownika, to prędzej czy później znajdzie jakiś pretekst, nawet niezgodny z rzeczywistością.

Nie należy jednak sceptycznie podchodzić do planów naprawczych, bo to niezwykle użyteczne narzędzie, które przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Gorsze wyniki czy problemy z wykonywaniem obowiązków mogą przydarzyć się każdemu, a utrata kompetentnej osoby bez dania jej drugiej szansy jest marnowaniem cennego kapitału ludzkiego.

Koszt wprowadzenia planu naprawczego nie jest wysoki. Tak naprawdę składa się na niego poświęcony czas oraz koszty dodatkowych szkoleń, które w dużych firmach są i tak przeprowadzane wewnętrznie, przez trenerów firmowych. Natomiast potencjalne zyski są ogromne. To nie tylko lepsze wyniki oraz zwiększona wydajność, ale też znaczny wzrost lojalności pracownika, co bardzo często prowadzi do długiej i owocnej współpracy.