List polecający – co powinno się w nim znaleźć?

List polecający to forma pisemnej rekomendacji wystawionej przez pracodawcę, menedżera lub innego przełożonego, mająca na celu potwierdzenie kompetencji, doświadczenia i zaangażowania pracownika. W wielu branżach referencje są wymagane podczas rekrutacji na nowe miejsce pracy lub do awansu poziomego w strukturach firmy.

Dobrze napisany list polecający potwierdza kwalifikacje danej osoby oraz, jednocześnie, buduje jej wizerunek jako profesjonalisty. Ma on być dowodem rzetelności, sumienności oraz zdolności do efektywnej pracy w zespole. Podobną funkcję pełnią rekomendacje na LinkedIn, które są dostępne publicznie.

Każdy list polecający musi zostać dostosowany do kontekstu zawodowego pracownika – to rola menedżera lub przełożonego, który chce rekomendować podwładnego. Referencje powinny zawierać dane osoby je wystawiające, czyli imię, nazwisko, stanowisko oraz nazwę firmy. Należy również podać informacje o pracowniku, którego dotyczy list, w tym jego stanowisko, okres zatrudnienia oraz zakres obowiązków.

Następnie list powinien zawierać szczegółowy opis kompetencji i osiągnięć pracownika. Najlepiej jest po prostu odwołać się do konkretnych sytuacji, w których dana osoba wykazała się swoimi umiejętnościami (w końcu pracodawców interesują przede wszystkim konkrety), a także podkreślić jej cechy charakteru (np. zaangażowanie, umiejętność pracy zespołowej, zdolność do rozwiązywania problemów). Na końcu dokumentu powinno znaleźć się jednoznaczne potwierdzenie, że wystawiający rekomenduje pracownika na nowe stanowisko.

Aby list polecający był skuteczny, powinien być napisany w sposób jasny, zwięzły i profesjonalny. Unikaj zbyt wielu ogólników, zamiast tego skup się na konkretnych aspektach związanych z pracą danej osoby. Postaraj się podać jak najwięcej przykładów realnych sukcesów i projektów, w których uczestniczył pracownik, bo w ten sposób zwiększysz wartość referencji w oczach rekruterów.

Ważnym elementem jest także ton listu. Powinien on być pozytywny, ale jednocześnie autentyczny. Przesadne wychwalanie sprawia sztuczne wrażenie, po prostu nie jest ono wiarygodne. Z kolei neutralny ton, pozbawiony emocji, nie przyciągnie uwagi potencjalnego pracodawcy.

Najczęstszym błędem, z jakim spotykam się w listach polecających, jest brak konkretów. Zbyt ogólne sformułowania (np. „dobry pracownik”, „sumienny specjalista”) nie dostarczają wartościowych informacji. Dużo lepiej jest podać konkretne przykłady, które potwierdzą te cechy. Nie muszą być przesadnie rozbudowane, wystarczy jedno lub dwa zdania na temat projektu.

Inny częsty błąd to przesadna długość listu – powinien on być treściwy, ale nie nadmiernie rozbudowany, bo wtedy po prostu nikt go nie przeczyta (a jeśli to zrobi, to na pewno nie ze zrozumieniem). Jedna do dwóch stron A4 w zupełności wystarczą.