Termin wypłaty wynagrodzenia – do kiedy firma musi wypłacić pensję?

Zgodnie z art. 85 §1 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie za pracę co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. Oznacza to, że data wypłaty powinna być jasno określona i niezmienna, aby pracownicy mogli swobodnie planować swoje finanse.

Ustalenie terminu zapłaty pensji ma miejsce w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w umowie o pracę. Jeśli pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy, a informacja nie znalazła się w treści podpisanej umowy, to powinien poinformować pracownika na piśmie o terminie wypłaty wynagrodzenia w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. ​Taki dokument jest wówczas wiążący.

Standardowo wynagrodzenie wypłacane jest „z dołu”, czyli po przepracowanym miesiącu. Oznacza to, że pracownik otrzymuje pensję za dany miesiąc niezwłocznie po ustaleniu jej pełnej wysokości, jednak nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego. Przykładowo wynagrodzenie za styczeń powinno być wypłacone najpóźniej do 10 lutego.

Oczywiście w praktyce przelewy trafiają na konto wcześniej, a przynajmniej tak jest z reguły. Jeśli w umowie masz wpisaną wypłatę do 10 i zastanawiasz się, kiedy będzie na koncie, to prawdopodobnie dostaniesz ją dzień lub dwa dni wcześniej.

W niektórych przypadkach możliwa jest wypłata wynagrodzenia „z góry”, czyli przed wykonaniem pracy. Jest to jednak rozwiązanie stosowane rzadziej i wymaga odpowiednich zapisów w umowie o pracę lub regulaminie wynagradzania. Wypłata „z góry” jest raczej korzystna dla pracownika, ale niesie ze sobą ryzyko dla pracodawcy w przypadku niewywiązania się pracownika z obowiązków.​

Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia przypada na dzień wolny od pracy, pracodawca jest zobowiązany wypłacić wynagrodzenie w dniu poprzedzającym. Wyjaśnijmy to na konkretnym przykładzie. Jeśli termin wypłaty ustalono na 10. dzień miesiąca, a ten dzień wypada w sobotę, która jest dniem wolnym od pracy w danym zakładzie, wynagrodzenie powinno być wypłacone w piątek, 9. dnia miesiąca.

Nieterminowa wypłata wynagrodzenia stanowi naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy. Pracownik ma prawo domagać się odsetek za opóźnienie, nawet jeśli pracodawca nie ponosi winy za zwłokę. Natomiast jeśli pracodawca uporczywie nie wypłaca wynagrodzenia w terminie i robi to często, warto zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy, która ma prawo nałożyć na nieuczciwego pracodawcę grzywnę w wysokości do 30 tys. złotych. ​

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, takie jak premie kwartalne czy roczne, powinny być wypłacane z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy, układach zbiorowych lub regulaminach wynagradzania. Jeśli brak jest takich uregulowań, terminy powinny zostać określone w umowie o pracę.

Wynagrodzenie za pracę powinno być wypłacane w formie pieniężnej. Wypłata może nastąpić do rąk własnych pracownika lub na wskazany przez niego rachunek bankowy. Przelew na konto bankowe jest możliwy, jeśli przewiduje to układ zbiorowy pracy lub pracownik wyrazi na to zgodę. Większość pracodawców obecnie stosuje przelewy, są one dużo wygodniejsze i zostawiają po sobie konkretny ślad, w przeciwieństwie do wypłaty „w kopercie”.