Czym jest rekrutacja i z jakich etapów się składa?

Rekrutacja to proces poszukiwania i zatrudnienia najlepszego pracownika na dane stanowisko. W jej trakcie porównuje się ze sobą różnych kandydatów, sprawdza ich kwalifikacje i umiejętności, a następnie wybiera osobę, która najlepiej odpowiada oczekiwaniom firmy. Zdarza się, że rekrutacja, nawet długotrwała, kończy się niepowodzeniem, np. przez brak wykwalifikowanych kandydatów lub zbyt niską pensję.

Rekrutacja składa się z kilku kluczowych etapów. W przypadku niektórych stanowisk, wymagających największych umiejętności, zdarza się, że proces ciągnie się miesiącami i składa się nawet z kilkunastu poszczególnych kroków, przez które trzeba koniecznie przejść. Jakie są etapy rekrutacji i co warto o nich wiedzieć?

W celu efektywnego rozpoczęcia procesu rekrutacji niezbędne jest dokładne określenie potrzeb firmy oraz oczekiwań wobec potencjalnego kandydata na daną pozycję. Aby trafnie zdefiniować potrzeby firmy, należy odpowiedzieć na kluczowe pytania dotyczące celów organizacji oraz wymagań stawianych przed kandydatem na dane stanowisko. Jaki jest zakres obowiązków? Jakie umiejętności i doświadczenie są wymagane? Jakie cechy posiada pracownik, który idealnie wpisuje się w potrzeby firmy? To tylko kilka przykładowych pytań, jakie warto zadać.

Po ustaleniu potrzeb i oczekiwań firmy wobec potencjalnych pracowników można przystąpić do poszukiwania odpowiednich kandydatów. W jaki sposób skutecznie pozyskać wartościowe osoby?

Najbardziej oczywistym sposobem jest publikowanie ogłoszeń o pracę na portalach ogłoszeniowych takich jak Students.pl oraz mediach społecznościowych, co pozwala na dotarcie do szerokiego grona potencjalnych kandydatów. Te pierwsze są płatne, ale zapewniają dostęp do dużo większej bazy potencjalnych kandydatów.

Inną opcją jest współpraca z agencjami rekrutacyjnymi, które dysponują bazami kandydatów oraz mają doświadczenie w doborze najlepszych pracowników dla danej branży. Ich specjalizacją jest headhunting, czyli pozyskiwanie wartościowych kandydatów, a do tego odpowiadają za większość procesu, włącznie ze wstępnym screeningiem oraz selekcją kandydatów.

Po zebraniu aplikacji od potencjalnych kandydatów rozpoczyna się etap wstępnego screeningu. Jego celem jest skuteczna selekcja kandydatów, którzy wpisuję się w potrzeby firmy oraz wymagania stanowiska. Dzięki wstępnemu screeningowi możliwe jest ograniczenie liczby kandydatów zapraszanych na rozmowy kwalifikacyjne, co przekłada się na oszczędność czasu zarówno rekrutera, jak i samych aplikujących.

Proces wstępnego screeningu należy rozpocząć od szczegółowej analizy CV. Najważniejsze informacje to doświadczenia, umiejętności i wykształcenie kandydata – zawsze trzeba je porównywać względem wymagań stanowiska. Niektóre firmy stosują również testy online sprawdzające wiedzę i umiejętności kandydatów. Z reguły dotyczą one wiedzy branżowej, umiejętności analitycznych albo językowych. Natomiast w przypadku stanowisk technicznych popularne są zadania rekrutacyjne, które często mają aż kilka etapów.

W trakcie wstępnego screeningu niezwykle istotne jest ustalenie klarownych kryteriów selekcji oraz zachowanie obiektywizmu podczas oceny kandydatów. Ponadto warto możliwe szybko informować kandydatów o podjętych decyzjach, aby zapewnić pozytywne doświadczenie z procesu rekrutacji i zadbać o markę pracodawcy.

Po wstępnym screeningu należy zadecydować, czy kandydat może kontynuować udział w rekrutacji, czy też należy go odrzucić. Przed podjęciem decyzji warto chwilę poczekać i zakończyć screening przynajmniej kilka osób, aby mieć w czym wybierać. Jeśli pojawiły się jakieś wątpliwości, to z reguły mimo wszystko warto dać kandydatowi szansę na rozmowie rekrutacyjnej, chyba że zgłosiła się duża liczba chętnych, a czas goni.

Rozmowa rekrutacyjna umożliwia lepsze poznanie kandydata i ocenę jego przydatności do pracy. Aby dała odpowiedni efekt, należy się do niej solidnie przygotować, co wymaga dokładnego zapoznania się z dokumentami aplikacyjnymi. Warto zawczasu przygotować pytania oraz zaplanować kolejność ich zadawania. Istotne jest także stworzenie komfortowej atmosfery tak, aby sprzyjała ona konstruktywnej rozmowie.

Cele rozmowy rekrutacyjnej obejmują ocenę umiejętności, doświadczenia, motywacji i cech charakteru kandydata. W jej trakcie rekruter powinien przedstawić wartości, jakimi kieruje się firma, opisać stanowisko pracy oraz udzielić odpowiedzi na pytania kandydata.

Spotkanie należy rozpocząć od serdecznego powitania i przedstawienia się. W trakcie rozmowy trzeba nie tylko słuchać odpowiedzi kandydata, ale też zadawać pytania pogłębiających oraz przypominać rozmówcy o możliwości zadawania pytań. Warto pamiętać, że rozmowa rekrutacyjna to nie tylko ocena kandydata, ale także szansa na budowanie pozytywnych relacji i pozytywne doświadczenie z procesu rekrutacji. Może ono zaprocentować w przyszłości, nawet jeśli ostatecznie odrzucimy kandydata, na którym zrobiliśmy dobre wrażenie.

Decyzja o zatrudnieniu stanowi ukoronowanie procesu rekrutacji. Podjęcie trafnej decyzji o zatrudnieniu wymaga dokładnej analizy informacji zebranych o kandydatach oraz uwzględnienia specyfiki stanowiska pracy. Istotne jest także ocenienie, czy kandydat posiada niezbędne umiejętności, doświadczenie oraz predyspozycje. Należy przy tym zweryfikować jego motywację do pracy, nawet jeśli zatrudniamy go na zastępstwo lub krótki okres.

Przy podejmowaniu decyzji najważniejsze powinien być wynik rozmowy kwalifikacyjnej, a także wykonanych testów oraz zadań rekrutacyjnych. Referencje oraz inne informacje o kandydacie są mniej istotne, choć oczywiście nie wolno o nich zapominać. Istotną rolę odgrywa również intuicja rekrutera, choć nie powinna ona być jedynym kryterium decyzyjnym.

Jeżeli proces wyboru kandydatów sprawia kłopoty, to warto sięgnąć po narzędzia takie jak karty kompetencji dla danego stanowiska, listy pytań do rozmowy kwalifikacyjnej oraz narzędzia do oceny kandydatów. Dodatkowo, zaangażowanie innych osób z firmy, takich jak przełożeni czy współpracownicy, powinno przyczynić się do podjęcia trafnej decyzji o zatrudnieniu. W końcu nie ma to jak opinia innego doświadczonego kolegi lub doświadczonej koleżanki!